Vertrag
AGB für den Service Recruitify.ai.
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten.
Nutzungsbedingungen für den Recruitify.ai Service.
§ 1. Präambel
Diese Nutzungsbedingungen, erlassen auf der Grundlage von Art. 8 Abs. 1 Pkt. 1 des polnischen Gesetzes vom 18. Juli 2002 über die Erbringung von elektronischen Dienstleistungen, legen die Bedingungen und Regeln für die Erbringung von Dienstleistungen durch Recruitify Sp. z o.o. (nachfolgend „Recruitify“) für Unternehmen fest, die mit Recruitify einen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen geschlossen haben.
§ 2. Definitionen
Für die Zwecke dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen haben die folgenden Begriffe die nachstehende Bedeutung:
Dienstleister oder Recruitify – Recruitify Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) mit Sitz in ul. Powązkowska 15, 01-797 Warschau, Polen, NIP (USt-IdNr.) 5252733667, KRS (Handelsregister) 0000709889.
Kunde – der Kunde, der einen Vertrag mit dem Dienstleister abgeschlossen hat. Kunde kann ausschließlich ein Unternehmer im Sinne des Art. 431 des polnischen Zivilgesetzbuches (k.c.) sein.
Partei – Dienstleister oder Kunde.
Portal – die unter der Adresse recruitify.ai betriebene Website, auf der Du nach Eingabe von Login und Passwort für Dein Konto die Services nutzen kannst.
Konto – ein Eintrag in der Datenbank des Portals, über den Du als Kunde die Services nutzen kannst.
Services – die über IT-Systeme erbrachten Leistungen des Dienstleisters, die auf Deine individuelle Anfrage und ohne gleichzeitige physische Präsenz der Parteien erbracht werden. Der Service basiert auf einem Set von IT-Modulen zur Unterstützung und Vereinfachung des Recruiting-Prozesses. Der Umfang der einzelnen Services wird je nach dem in der Preisliste gewählten Preisplan aktiviert.
Vertrag – der Vertrag über die Erbringung von Services, der zwischen dem Dienstleister und dem Kunden gemäß den in den AGB festgelegten Bedingungen und Verfahren geschlossen wird, und – falls zutreffend – zu den in der Bestellung oder in anderen vom Dienstleister festgelegten Dokumenten definierten Bedingungen.
Reglement / AGB – diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Abrechnungszeitraum – ein voller Kalendermonat, dessen erster Tag ab dem Tag des Vertragsabschlusses berechnet wird.
Bestellung – das Formular, das die grundlegenden Parameter der Services definiert.
Preisliste – ein Informationsdokument, das den Umfang der Serviceerbringung definiert, einschließlich des Namens der einzelnen Pakete und der Höhe der dem Dienstleister zustehenden Vergütung für die Bereitstellung der Services. Sofern in der Preisliste nicht anders angegeben, handelt es sich bei den dort genannten Beträgen um Nettobeträge, d.h. exklusive MwSt.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Anhang Nr. 1 zu diesen AGB.
§ 3. Verfahren zum Abschluss von Verträgen
Der Vertragsabschluss erfolgt:
a. durch Unterzeichnung und Zusendung der Bestellung (in Form eines Scans oder einer anderen Form, die der Definition der Textform im Sinne der entsprechenden gesetzlichen Vorschriften entspricht) an die vom Dienstleister angegebene E-Mail-Adresse: contact@recruitify.ai. Der Kunde ist verpflichtet, die Servicevariante und die Anzahl der Abrechnungszeiträume zu wählen, in denen die Services erbracht werden sollen,
b. durch Unterzeichnung der Bestellung und Übergabe an den Vertriebsmitarbeiter des Dienstleisters – der Kunde ist verpflichtet, die Servicevariante und die Anzahl der Abrechnungszeiträume zu wählen, in denen die Services erbracht werden sollen, oder
c. durch Ausfüllen der Online-Bestellung im Portal – beim Ausfüllen der Online-Bestellung im Portal wählst Du durch Auswahl der entsprechenden Optionen die Servicevariante und die Anzahl der Abrechnungszeiträume, in denen die Services erbracht werden sollen,
d. durch eine telefonische Bestellung.
Der Abschluss des Vertrags ist gleichbedeutend mit der Annahme dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
§ 4. Vertragsbedingungen
Der Dienstleister verpflichtet sich, während der gesamten Laufzeit des Vertrags zur Erbringung der Dienstleistungen bereitzustehen. Die dem Dienstleister zustehende Vergütung ist eine Vergütung für die Bereitschaft zur Erbringung der Dienstleistungen. Nach Abschluss des Vertrags bist du als Dienstleistungsempfänger nicht verpflichtet, die Dienstleistungen zu nutzen, was dich jedoch nicht von der Pflicht zur Zahlung der Recruitify zustehenden Vergütung entbindet.
Nach Abschluss des Vertrags bist du verpflichtet, ein Login und ein Passwort für das Konto zu wählen.
Der Dienstleister ermöglicht es dir, selbstständig den Zugriff auf das Konto für von dir ausgewählte Personen (z. B. deine Mitarbeiter) im gewünschten Umfang einzurichten. Du vergibst und änderst den Umfang der Berechtigungen für die Nutzer, denen du Zugriff gewährst. Du verpflichtest dich, eine Liste der Personen zu führen, denen du Zugriff auf das Konto gewährt hast, inklusive des Umfangs ihrer Berechtigungen. Ein Konto-Zugang (Login und Passwort) darf nur von einer einzigen von dir bestimmten Person genutzt werden.
Dir wird ein Einblick in den Verlauf der Login-Sitzungen der Systemnutzer gewährt, denen du Zugriff erteilt hast. Der Dienstleister kann auf Anfrage Informationen über den Umfang der Daten bereitstellen, auf die ein Nutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt zugegriffen hat.
Mit der Durchführung jeglicher Operationen auf dem Konto erklärst du, dass diese Operationen mit deinem Wissen und deiner Zustimmung erfolgen und für dich bindend sind.
Der grundlegende Leistungsumfang und die Lösungen innerhalb des jeweiligen Dienstleistungspakets sowie die dem Dienstleister zustehende Vergütung ergeben sich aus der Preisliste.
Während der Vertragslaufzeit können die Parteien durch einen Nachtrag zum Vertrag das von dir gewählte Dienstleistungspaket sowie die Dauer der Dienstleistungen ändern.
Im Falle eines Verstoßes gegen die Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen kann dein Zugriff auf das Konto für die Dauer der Verstöße oder für einen vom Dienstleister gesetzten Zeitraum zur Behebung der Verstöße eingeschränkt werden, worüber du informiert wirst. Die Einschränkung des Zugriffs auf das Konto berührt nicht das Recht des Dienstleisters auf Vergütung für die Bereitschaft zur Erbringung der Dienstleistungen.
In besonders schwerwiegenden Fällen von Verstößen gegen die AGB hat der Dienstleister nach einer in Text- oder Schriftform an dich gerichteten Aufforderung zur Unterlassung der Verstöße das Recht, den Zugriff auf dein Konto zu sperren. Dies entspricht einer fristlosen Kündigung des Vertrags aus Gründen, die du als Dienstleistungsempfänger zu vertreten hast. In diesem Fall zahlst du an den Dienstleister eine Vertragsstrafe in Höhe der Vergütung für den Abrechnungszeitraum, in dem die Vertragskündigung erfolgte.
Der Dienstleister übernimmt keinerlei Haftung für:
a. die Richtigkeit der Rechtsgrundlage zur Legitimierung der Erhebung personenbezogener Daten durch dich oder deinen Kunden,
b. die Erfüllung der Informationspflichten gemäß den Datenschutzbestimmungen durch dich oder deinen Kunden gegenüber den Personen, deren personenbezogene Daten du im Konto erfasst,
c. die Weitergabe des Zugriffs auf das Konto an unbefugte Personen durch dich oder in deinem Namen oder für dich handelnde Personen, insbesondere durch Offenlegung des Passworts oder anderer für das Login im Konto erforderlicher Daten,
d. jegliche Art von Hacks auf das Konto, die das Ergebnis von Handlungen oder Unterlassungen deinerseits oder von Personen sind, die in deinem Namen oder für dich handeln,
e. die Nutzung der Dienstleistungen durch dich oder in deinem Namen oder für dich handelnde Personen in einer Weise, die nicht mit den Zielen oder dem Vertrag übereinstimmt,
f. die Art und Weise, wie du die Dienstleistungen nutzt,
g. Unterbrechungen beim Zugriff auf die Website, die durch Ausfälle des Internets, der Hardware oder deiner Software verursacht werden.
Sofern sich aus den allgemein geltenden gesetzlichen Bestimmungen oder den AGB nichts anderes ergibt, haftet der Dienstleister dir gegenüber nur für Schäden, die durch sein ausschließliches vorsätzliches Handeln oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden.
11. Es ist den Dienstleistungsempfängern untersagt, rechtswidrige Inhalte einzustellen, insbesondere vulgäre, erotische oder rassistische Inhalte, Inhalte, die zu Verfolgungen aus ethnischen, kulturellen oder religiösen Gründen aufrufen, kriminelle Aktivitäten fördern oder begünstigen, die Rechte Dritter verletzen, einschließlich Rechte an geistigem Eigentum, oder eine andere Form der Verletzung rechtlich geschützter Güter darstellen.
Du bist verpflichtet, dein Login und dein Passwort für das Konto geheim zu halten und diese nicht an Dritte weiterzugeben oder diesen zur Verfügung zu stellen. Für Handlungen oder Unterlassungen von Nutzern, denen du gemäß § 4 Abs. 3 der AGB Zugriff auf das Konto gewährt hast, haftest du wie für eigene Handlungen oder Unterlassungen. Der Dienstleister haftet nicht für einen unbefugten Zugriff auf das Konto, wenn ein Dritter diesen Zugriff infolge deines Handelns oder deiner Unterlassung erlangt hat. Im Falle des Verlusts der Vertraulichkeit des Logins oder Passworts bist du verpflichtet, den Dienstleister unverzüglich darüber zu informieren und das Passwort zu ändern.
Der Dienstleister empfiehlt, das Passwort für das Konto regelmäßig zu ändern und sogenannte „starke Passwörter“ zu verwenden.
Der Dienstleister empfiehlt, das Passwort für das Konto nicht in dem Browser zu speichern, mit dem du dich mit dem Portal verbindest, und es nicht als handschriftliche Notiz auf dem Monitor- oder Computergehäuse aufzubewahren.
§ 5. Vertragslaufzeit
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Die Parteien vereinbaren, dass die Kündigung des auf unbestimmte Zeit geschlossenen Vertrags mit einer einmonatigen Kündigungsfrist erfolgen kann, vorbehaltlich § 4 Abs. 6 des Vertrags.
Die Kündigung bedarf der Schrift- oder Textform, d. h. per E-Mail an die Adresse billing@recruitify.ai.
§ 6. Vergütung und Zahlungsbedingungen
Die Vergütung für die Bereitschaft zur Erbringung der Dienstleistungen richtet sich nach der am Tag des Vertragsabschlusses gültigen Preisliste. Die Vergütung ist für jeden Abrechnungszeitraum fällig, in dem der Dienstleister zur Erbringung der Dienstleistungen bereit war.
Der Dienstleister hat zudem Anspruch auf eine Vergütung für SMS-Versendungen und CV Parser-Dienste, die über das in der Preisliste angegebene Limit hinausgehen, es sei denn, die Dienstleistungsparameter dieses Vertrags sehen etwas anderes vor. Der Dienstleister informiert dich auf dem im Vertrag vorgesehenen Kommunikationsweg über die Ausschöpfung des Limits für mengenmäßig begrenzte Dienste.
Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung auf das Bankkonto.
Du kannst eine Einmalzahlung für einen Zeitraum von 12 Monaten im Voraus leisten oder monatliche Zahlungen entsprechend den Abrechnungszeiträumen vornehmen.
Die Zahlung für die Dienstleistung erfolgt im Voraus. Rechnungen werden innerhalb von 7 Tagen nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ausgestellt und umfassen den folgenden Abrechnungszeitraum. Du stimmst dem Erhalt von Umsatzsteuerrechnungen auf elektronischem Weg zu.
Der Dienstleister übernimmt keine Haftung für die Abwicklung von Zahlungstransaktionen über Online-Zahlungsdienste. Alle Beschwerden im Zusammenhang mit dem Ablauf von Zahlungstransaktionen, die auf die im vorstehenden Satz beschriebene Weise durchgeführt werden, musst du direkt an den jeweiligen Betreiber des Online-Zahlungsdienstes richten.
Die Parteien vereinbaren, dass als Zahlungstag der Tag der Gutschrift auf dem Bankkonto des Dienstleisters gilt.
Bei Zahlungsverzug ist der Dienstleister berechtigt, Verzugszinsen für Handelstransaktionen zu fordern.
Überschreitet der Zahlungsverzug 14 Tage, sperrt der Dienstleister deine Möglichkeit, den Nutzern zu antworten. Überschreitet der Zahlungsverzug 28 Tage, sperrt der Dienstleister deinen Zugang zum Konto. Bei Durchführung dieser Maßnahmen behält der Dienstleister den Anspruch auf die volle Vergütung.
§ 7. Qualität der Dienstleistungen
Der Service-Provider verpflichtet sich, eine angemessene Qualität der von ihm erbrachten Services zu gewährleisten.
Für die Nutzung der Services sind eine Internetverbindung und ein Webbrowser erforderlich, der die Anzeige von Hypertext-Dokumenten (HTML) auf dem Computerbildschirm des Nutzers über das World Wide Web ermöglicht. Du nimmst zur Kenntnis, dass aufgrund der technischen Konfiguration der Hardware, mit der Du die Portal-Seiten aufrufst, bestimmte Funktionen des Portals für Dich eventuell nicht verfügbar sind.
Die Services sind auf das Jahr gerechnet zu 97% verfügbar, und für eine Nichtverfügbarkeit im darüber hinausgehenden Maße haftet der Service-Provider nicht. Bei einer Nichtverfügbarkeit des Portals von mehr als 3% im Jahr verlängert der Service-Provider den Vertrag proportional zum Zeitraum der Nichtverfügbarkeit. In diesem Fall bist Du nicht verpflichtet, eine Vergütung für die Verlängerung des Vertrags proportional zum Zeitraum der Nichtverfügbarkeit zu zahlen.
Der Service-Provider behält sich das Recht vor, alle Rechte am Portal auf einen Dritten zu übertragen. In diesem Fall hast Du das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen.
§ 8. Personenbezogene Daten
Für die ordnungsgemäße Erbringung der Dienstleistungen kann der Nutzer personenbezogene Daten in seinen Account eingeben.
Wenn der Nutzer selbst oder über seine Mitarbeiter personenbezogene Daten im Account hinterlegt, erfolgt eine Auftragsverarbeitung dieser personenbezogenen Daten durch den Dienstleister im Sinne von Art. 28 DSGVO im Auftrag des Nutzers.
Um Unklarheiten auszuschließen: Der Dienstleister ist nicht der Verantwortliche für die im Account hinterlegten personenbezogenen Daten. Der Dienstleister verarbeitet die dort vom Nutzer oder dessen Mitarbeitern hinterlegten personenbezogenen Daten im Auftrag des Nutzers, wobei die Vereinbarung oder die bloße Eingabe der personenbezogenen Daten in den Account als Weisung zur Verarbeitung gilt.
Der Nutzer erklärt, dass er der Verantwortliche für die von ihm im Account hinterlegten personenbezogenen Daten ist oder dass er als Auftragsverarbeiter in Bezug auf diese Daten agiert.
Der Dienstleister ist berechtigt, die anvertrauten personenbezogenen Daten gemäß den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die als Anhang Nr. 1 Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist, im Detail festgelegten Regeln zu verarbeiten.
§ 9. Datenaufbewahrung
Im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen stellt Recruitify die Speicherung der vom Dienstleistungsempfänger in den Service eingegebenen Informationen sicher.
Der Zugriff auf die gespeicherten Informationen wird über den Service bereitgestellt.
Im Zusammenhang mit der Speicherung der vom Dienstleistungsempfänger in den Service eingegebenen Informationen ist Recruitify berechtigt, die gemäß § 8 des Vertrags anvertrauten personenbezogenen Daten für die Dauer ihrer Speicherung zu verarbeiten.
Die Aufbewahrungsfrist für die vom Dienstleistungsempfänger in den Service eingegebenen Informationen entspricht der Laufzeit des Vertrags.
Für die Speicherung der vom Dienstleistungsempfänger in den Service eingegebenen Informationen wird keine über die im Auftrag festgelegte Vergütung hinausgehende Gebühr erhoben.
Der Dienstleister kann auf Wunsch des Dienstleistungsempfängers einen kostenlosen Datenexport der im Service gespeicherten und vom Dienstleistungsempfänger eingegebenen Informationen durchführen.
§ 10. Reklamationsverfahren
Alle Anmerkungen zum Betrieb des Portals kannst Du als Dienstleistungsempfänger per Reklamationsmeldung an folgende Adresse senden: contact@recruitify.ai.
Es werden Reklamationen bearbeitet, die:
a. von Dir als Dienstleistungsempfänger an die entsprechende Adresse gesendet werden,
b. den Grund für die Reklamation enthalten und optional den Umfang der von Dir erwarteten Maßnahmen beschreiben,
c. Deine aktuellen Daten als Dienstleistungsempfänger enthalten.
Reklamationsmeldungen werden vom Dienstleister innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt bearbeitet, sofern Du die Meldung klar und verständlich formulierst. Bei Unvollständigkeit oder Unklarheiten, die eine Prüfung der Reklamation innerhalb der oben genannten Frist unmöglich machen, bittet der Dienstleister Dich um Ergänzung innerhalb von 7 Tagen. Bleibt diese Aufforderung erfolglos, wird die Reklamation nicht weiter berücksichtigt.
Über die Entscheidung bezüglich der Reklamation wirst Du an Deine aktuelle E-Mail-Adresse benachrichtigt.
Wird die Reklamation anerkannt, behebt der Dienstleister die festgestellten Mängel. Bestanden die Mängel in einer Fehlfunktion des Portals, erhältst Du eine entsprechende Rückerstattung des gezahlten Entgelts auf das von Dir angegebene Bankkonto.
§ 11. Technische Anforderungen und Schlussbestimmungen
Für die Nutzung der Website ist ein Computer mit Internetzugang erforderlich, der mit Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome oder einem anderen vergleichbaren Browser in der jeweils aktuellen Version ausgestattet ist.
Um alle Funktionen der Website nutzen zu können, kann die Konfiguration des entsprechenden Cookie-Levels, des sicheren Datenübertragungsprotokolls SSL oder der JavaScript-Unterstützung in den Browser-Einstellungen erforderlich sein.
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind integraler Bestandteil der Bestellung.
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind am Sitz des Dienstleisters sowie in elektronischer Form auf der Website des Dienstleisters in einer Weise verfügbar, die deren Abruf, Wiedergabe und Speicherung über das vom Kunden genutzte IT-System ermöglicht.
Der Dienstleister behält sich das Recht vor, Änderungen an diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorzunehmen. Die Änderungen treten 14 Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Der Dienstleister wird dich über geplante Änderungen der Bedingungen informieren. Im Falle späterer Änderungen, die für dich wirksam werden sollen, werden sie dir vorab zur Annahme übermittelt, sodass du die Möglichkeit hast, den Vertrag fristlos und ohne finanzielle Folgen zu kündigen. Wenn du Änderungen vorschlägst, bedürfen diese zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
Für Angelegenheiten, die in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht geregelt sind, gelten die Bestimmungen des polnischen Rechts, insbesondere das Zivilgesetzbuch und das Gesetz vom 18. Juli 2002 über die Erbringung von elektronischen Dienstleistungen.
Die Parteien bemühen sich, alle Streitigkeiten, die sich aus der Durchführung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergeben, gütlich beizulegen. Kommt keine Einigung zustande, werden die Streitigkeiten von dem für den Sitz des Dienstleisters zuständigen ordentlichen Gericht entschieden.
Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die entsprechenden gesetzlichen Regelungen.
§ 12. Testphase
Der Dienstleister ermöglicht dem Kunden den Abschluss eines kostenlosen Vertrages für eine 14-tägige Testphase.
Während der Testphase kannst Du die Services in dem Umfang nutzen, wie er im Telefongespräch vereinbart wurde.
In der Testphase gelten die AGB, mit Ausnahme der Bestimmungen über die Entgeltlichkeit und die Kündigungsfristen.
Nach der Testphase wird der Vertrag automatisch beendet, es sei denn, Dienstleister und Kunde schließen einen kostenpflichtigen Vertrag über die Erbringung von Services ab.
Auftragsverarbeitung
§ 1 Definitionen
Für die Zwecke dieses Vertrages legen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter die folgende Bedeutung der unten aufgeführten Begriffe fest:
Personenbezogene Daten – Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 der Verordnung 2016/679, d. h. alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen;
Verarbeitung personenbezogener Daten – jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 der Verordnung 2016/679;
Vertrag – der vorliegende Vertrag;
Hauptvertrag – die zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Kooperationsvereinbarungen.
Verordnung 2016/679 - Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. EU L 119 vom 4.5.2016, S. 1).
§ 2 Erklärung der Parteien
Die Parteien erklären Folgendes:
Die Parteien erklären, dass dieser Vertrag geschlossen wurde, um die in Art. 28 der Verordnung 2016/679 genannten Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Abschluss des Hauptvertrags zu erfüllen,
Der Administrator erklärt, dass er Administrator der personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung 2016/679 ist, d. h. die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
Der Auftragsverarbeiter erklärt, dass er Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 der Verordnung 2016/679 im Rahmen des Vertrags ist, was bedeutet, dass er personenbezogene Daten im Auftrag des Administrators verarbeitet.
Der Auftragsverarbeiter erklärt, dass er die Anforderungen von Art. 28 der Verordnung 2016/679 erfüllt und die Garantie für die Implementierung geeigneter technischer Maßnahmen bietet.
§ 3 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
Der Administrator beauftragt den Verarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten, und der Verarbeiter verpflichtet sich, diese im Einklang mit dem Gesetz und der Vereinbarung zu verarbeiten.
Die Vereinbarung wird für die Laufzeit des Hauptvertrags sowie zur Erfüllung aller Verpflichtungen aus der Vereinbarung und dem Hauptvertrag geschlossen. Um Zweifel auszuschließen, führt die Kündigung des Hauptvertrags zur Kündigung dieser Vereinbarung.
§ 4 Zweck und grundlegende Regeln der Verarbeitung
Der Auftragsverarbeiter darf personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen und zu dem Zweck verarbeiten, die im Vertrag vorgesehen sind.
Zweck der Beauftragung mit der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Erfüllung des Hauptvertrags, insbesondere die Erbringung der in den Nutzungsbedingungen genannten Dienstleistungen durch den Auftragsverarbeiter.
Der Umfang der vom Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Vertrags verarbeiteten personenbezogenen Daten umfasst alle Kategorien personenbezogener Daten, die in den IT-Systemen des Verantwortlichen verarbeitet werden.
Der Umfang der vom Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Vertrags verarbeiteten personenbezogenen Daten umfasst die Daten von Bewerbern, die vom Verantwortlichen in die vom Auftragsverarbeiter entwickelten Systeme eingegeben wurden.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als dokumentierte Weisung gilt die im Hauptvertrag enthaltene Weisung zur Datenverarbeitung sowie Richtlinien oder Anweisungen, die der Verantwortliche während der Vertragslaufzeit elektronisch oder schriftlich übermittelt.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hat der Auftragsverarbeiter die im Vertrag festgelegten Regeln einzuhalten, einschließlich der vom Verantwortlichen erteilten Richtlinien und Anweisungen sowie der Verordnung 2016/679.
§ 5 Detaillierte Regeln zur Auftragsverarbeitung
Vor Beginn der Verarbeitung personenbezogener Daten trifft der Auftragsverarbeiter Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten im Sinne von Art. 32 DSGVO, insbesondere:
a) unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, ist er verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Der Auftragsverarbeiter hat die Anwendung dieser Maßnahmen angemessen zu dokumentieren und diese Maßnahmen in Absprache mit dem Verantwortlichen zu aktualisieren,
b) er stellt sicher, dass jede dem Auftragsverarbeiter unterstellte natürliche Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, diese nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeitet, einschließlich dessen Vorgaben und Instruktionen, sowie zu den im Vertrag vorgesehenen Zwecken und im dortigen Umfang,
c) er führt ein Verzeichnis aller Kategorien von im Namen des Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung gemäß Art. 30 Abs. 2 der Verordnung 2016/679 und stellt dieses dem Verantwortlichen auf Verlangen zur Verfügung, es sei denn, der Auftragsverarbeiter ist von dieser Pflicht gemäß Art. 30 Abs. 5 der Verordnung 2016/679 befreit.
Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass Personen, die Zugang zur Verarbeitung personenbezogener Daten haben, diese sowie die Sicherheitsmaßnahmen geheim halten. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach der Erfüllung des Vertrags und nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses beim Auftragsverarbeiter fort. Zu diesem Zweck gewährt der Auftragsverarbeiter nur solchen Personen Zugang zur Datenverarbeitung, die eine Verpflichtung zur Geheimhaltung der personenbezogenen Daten und der Sicherheitsmaßnahmen unterzeichnet haben.
§ 6 Weitere Pflichten des Auftragsverarbeiters
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32–36 der Verordnung 2016/679 festgelegten Pflichten zu unterstützen. Insbesondere verpflichtet sich der Auftragsverarbeiter, dem Verantwortlichen Informationen zu übermitteln und dessen Anweisungen bezüglich der angewandten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu befolgen. Zudem verpflichtet sich der Auftragsverarbeiter, den Verantwortlichen innerhalb von 24 Stunden nach Feststellung eines Vorfalls, der eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten darstellt, über solche Verletzungen zu informieren.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei der Erfüllung der Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in den Artikeln 15–22 der Verordnung 2016/679 genannten Rechte der betroffenen Personen zu unterstützen. Insbesondere verpflichtet sich der Auftragsverarbeiter, den Verantwortlichen innerhalb von 5 Tagen nach Erhalt eines solchen Antrags über den gestellten Antrag der betroffenen Person zu informieren.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, eventuelle Leitlinien oder Empfehlungen der Aufsichtsbehörde oder des europäischen Beratungsgremiums für den Datenschutz bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten zu befolgen, insbesondere im Hinblick auf die Anwendung der Verordnung 2016/679.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen unverzüglich (gemäß den im Hauptvertrag festgelegten Kontakt- oder Benachrichtigungswegen) über jegliche Verfahren, insbesondere Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren, die die Verarbeitung der anvertrauten personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter betreffen, über alle an den Auftragsverarbeiter gerichteten Verwaltungsentscheidungen oder Urteile bezüglich der Verarbeitung der anvertrauten personenbezogenen Daten sowie über alle Kontrollen und Überprüfungen bezüglich der Verarbeitung der anvertrauten personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter, insbesondere durch eine Aufsichtsbehörde, zu informieren.
§ 7 Unterauftragsverhältnisse
Der Auftragsverarbeiter kann die Dienste eines weiteren Auftragsverarbeiters (Subprozessors) in Anspruch nehmen.
Du stimmst als Verantwortlicher der Unterauftragsvergabe der anvertrauten personenbezogenen Daten an Unterauftragnehmer des Auftragsverarbeiters zu.
Im Falle einer Unterauftragsvergabe der personenbezogenen Daten bildet ein entsprechender Vertrag die Grundlage für diese Unterauftragsvergabe.
Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass die Unterauftragnehmer (Subprozessoren), an die die Datenverarbeitung übertragen wurde, mindestens das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten einhalten wie der Auftragsverarbeiter selbst.
Kommen die Unterauftragnehmer (Subprozessoren), an die die Verarbeitung personenbezogener Daten übertragen wurde, ihren Datenschutzpflichten nicht nach, trägt der Auftragsverarbeiter die volle Haftung Dir gegenüber für die Erfüllung der Pflichten dieser Subprozessoren.
§ 8 Transfer personenbezogener Daten in Drittstaaten
Der Auftragsverarbeiter darf personenbezogene Daten nicht in einen Drittstaat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (nachfolgend: EWR) übermitteln, es sei denn, der Verantwortliche erteilt hierzu seine vorherige schriftliche Zustimmung (andernfalls ist die Übermittlung unwirksam).
Erteilt der Verantwortliche dem Auftragsverarbeiter die vorherige Zustimmung zur Übermittlung personenbezogener Daten in einen Drittstaat, darf der Auftragsverarbeiter diesen Transfer nur dann durchführen, wenn:
a) das Zielland ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet, das dem in der Europäischen Union geltenden Niveau entspricht, oder
b) der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter oder der Subunternehmer einen Vertrag auf Basis von Standardvertragsklauseln abgeschlossen oder einen anderen Mechanismus implementiert haben, der den Transfer der Daten in ein Drittland nach den gesetzlichen Vorschriften legitimiert.
§ 9 Audit
Der Auftragsverarbeiter:
a) ermöglicht dem Verantwortlichen oder einem beauftragten Auditor die Durchführung von Audits oder Inspektionen in einer Weise, die den laufenden Betrieb nicht stört,
b) stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die notwendig sind, um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften nachzuweisen,
c) verpflichtet sich, bei der Durchführung von Kontrollen mit dem Verantwortlichen zusammenzuarbeiten.
Wird festgestellt, dass der Auftragsverarbeiter die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf die vom Verantwortlichen anvertrauten Daten nicht einhält, fordert der Verantwortliche den Auftragsverarbeiter auf, die Verstöße innerhalb von 14 Tagen zu beheben, unter Vorbehalt der in § 10 Abs. 6 Buchstabe b) genannten Konsequenzen.
§ 10 Beendigung der Auftragsverarbeitung
Nach Beendigung der Erbringung der Verarbeitungsleistungen ist der Auftragsverarbeiter auf Verlangen des Verantwortlichen vorbehaltlich Abs. 2 verpflichtet, die Verarbeitung personenbezogener Daten einzustellen und alle personenbezogenen Daten sowie deren vorhandene Kopien aus seinen Beständen und IT-Systemen zu löschen.
Trotz der Beendigung der Dienstleistungen im Zusammenhang mit der übertragenen Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, Daten zum Nachweis der Leistungserbringung für den Verantwortlichen zu verarbeiten.
Unter der in Abs. 1 genannten Löschung personenbezogener Daten ist die Vernichtung der personenbezogenen Daten oder eine solche Änderung derselben zu verstehen, die eine Identifizierung der betroffenen Person nicht mehr zulässt.
Die Löschung der Daten ist durch eine schriftliche, von den vertretungsberechtigten Personen des Auftragsverarbeiters unterzeichnete Erklärung zu dokumentieren. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, dem Verantwortlichen die Erklärung über die Löschung der personenbezogenen Daten innerhalb von 7 Tagen nach einer entsprechenden Aufforderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln.
Die Kündigung des Hauptvertrags zu jedem Zeitpunkt und in jedem Verfahren durch eine der Parteien führt zum Erlöschen dieses Vertrags.
Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen, wenn:
die Aufsichtsbehörde feststellt, dass der Auftragsverarbeiter die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf die vom Verantwortlichen anvertrauten Daten nicht einhält,
b. der Verantwortliche nach Durchführung des in § 9 genannten Audits feststellt, dass der Auftragsverarbeiter die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf die vom Verantwortlichen anvertrauten Daten nicht einhält und die 14-tägige Frist zur Behebung der Verstöße ergebnislos verstrichen ist,
c. der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten vertragswidrig oder gesetzeswidrig verwendet hat, die anvertrauten personenbezogenen Daten trotz vorheriger Aufforderung zur Änderung der Verarbeitungsweise unsachgemäß verarbeitet hat oder die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Zustimmung des Verantwortlichen an einen anderen Dienstleister übertragen hat.
§ 11 Schlussbestimmungen
Der Vertrag tritt mit dem Tag der Akzeptanz der Nutzungsbedingungen durch den Administrator in Kraft und gilt für die gesamte Dauer der Zusammenarbeit der Parteien.
In Angelegenheiten, die nicht durch diesen Vertrag geregelt sind, gelten die Bestimmungen des polnischen Zivilgesetzbuches vom 23. April 1964 (Gesetzblatt von 2017, Pos. 459 in der jeweils gültigen Fassung) sowie die Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO).
Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrags werden durch das für den Sitz des Auftragsverarbeiters zuständige Gericht entschieden.
